Contrato encargado del tratamiento

CONTRATO DE ACCESO A DATOS PERSONALES

El presente acuerdo se celebra entre AENOR CONOCIMIENTO S.L.U. (en adelante, AENOR o el Encargado del Tratamiento) y la Organización que acepta estos términos (en adelante el Responsable del Tratamiento).

Al hacer clic en “Acepto”, estás aceptando este Contrato de acceso a datos personales en nombre de dicha Organización. Debes tener autoridad para vincular a la Organización al presente acuerdo, de lo contrario, no debes registrarte para los servicios.

Este acuerdo recoge las condiciones del tratamiento de los datos por parte del encargado de Tratamiento, de conformidad con lo previsto en la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales, así como en el Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo de 27 de abril de 2016 relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulación de estos datos, y en consecuencia se suscriben la siguientes

CLÁUSULAS

1. OBJETO DEL ENCARGADO DE TRATAMIENTO

Mediante las presentes cláusulas se habilita a AENOR para tratar por cuenta del responsable del tratamiento, los datos de carácter personal necesarios para prestar el servicio de que tiene por objeto la prestación de servicios de formación a personas físicas empleadas del responsable de tratamiento.

Tratamientos que se realizarán:Registro, visualización, (en caso de estar bonificada la formación, determinados datos podrán ser comunicados a FUNDAE), almacenamiento, supresión.

En concreto, los datos serán utilizados para:

  • Control de asistencia a la acción formativa.

  • Emisión de títulos y diplomas.

  • En su caso, gestión de la formación bonificada.

  • Atender los requerimientos correspondientes en caso de inspección (FUNDAE).

  • En el caso de que el Responsable del tratamiento lo solicite, se procederá con la grabación de la formación.

2. IDENTIFICACIÓN DE LA INFORMACIÓN AFECTADA

Para la ejecución de las prestaciones derivadas del cumplimiento del objeto de este encargo, la entidad responsable del tratamiento pone a disposición de AENOR, a título enunciativo pero no limitativo, la información que se describe a continuación:

Empleados
Identificativos, características profesionales o académicas, detalles de empleo. Si el responsable del tratamiento solicita la grabación de la formación, se tratará la imagen y voz.
Proveedores (sólo en el caso de que el cliente solicite formación a sus proveedores)
Identificativos, características profesionales o académicas, detalles de empleo. Si el responsable del tratamiento solicita la grabación de la formación, se tratará la imagen y voz.

3. DURACIÓN

La duración del presente acuerdo está directamente vinculada con la vigencia del contrato de prestación de servicios.

4. OBLIGACIONES DEL ENCARGADO DE TRATAMIENTO

El encargado del tratamiento y todo su personal se obliga a:

  • a. Utilizar los datos personales objeto de tratamiento, o los que recoja para su inclusión, sólo para la finalidad objeto de este encargo. En ningún caso podrá utilizar los datos para fines propios.

  • b. Tratar los datos de acuerdo con las instrucciones del responsable del tratamiento. Si el encargado del tratamiento considera que alguna de las instrucciones infringe la LOPDGDD, el RGPD o cualquier otra disposición en materia de protección de datos de la Unión o de los Estados miembros, el encargado informará inmediatamente al responsable.

  • c. Llevar, por escrito, un registro de todas las categorías de actividades de tratamiento efectuadas por cuenta del responsable, que contenga:

  1. El nombre y los datos de contacto del encargado o encargados y de cada responsable por cuenta del cual actúe el encargado y, en su caso del representante del responsable o del encargado y del delegado de protección de datos.
  2. Las categorías de tratamientos efectuados por cuenta de cada responsable.
  3. En su caso, las transferencias de datos personales a un tercer país u organización internacional, incluida la identificación de dicho tercer país u organización internacional y, en el caso de las transferencias indicadas en el artículo 49 apartado 1, párrafo segundo del RGPD, la documentación de garantías adecuadas.
  4. Una descripción general de las medidas técnicas y organizativas de seguridad.

  • d. No comunicar los datos a terceras personas, salvo que cuente con la autorización expresa del responsable del tratamiento, en los supuestos legalmente admisibles. El encargado puede comunicar los datos a otros encargados del tratamiento del mismo responsable, de acuerdo con las instrucciones del responsable. En este caso, el responsable identificará, de forma previa y por escrito, la entidad a la que se deben comunicar los datos, los datos a comunicar y las medidas de seguridad a aplicar para proceder a la comunicación.

    Si el encargado debe transferir datos personales a un tercer país o a una organización internacional, en virtud del Derecho de la Unión o de los Estados miembros que le sea aplicable, informará al responsable de esa exigencia legal de manera previa, salvo que tal Derecho lo prohíba por razones importantes de interés público.

  • e. Subcontratación.

    Si fuera necesario subcontratar algún tratamiento, el responsable autoriza esta circunstancia que, en caso de producirse, deberá ser comunicada previamente y por escrito al responsable, indicando los tratamientos que se subcontrataran e identificando de forma clara e inequívoca la empresa subcontratista y sus datos de contacto. El subcontratista, que también tendrá la condición de encargado del tratamiento, está obligado igualmente a cumplir las obligaciones establecidas en este documento para el encargado del tratamiento y las instrucciones que dicte el responsable. Corresponde al encargado inicial regular la nueva relación de forma que el nuevo encargado quede sujeto a las mismas condiciones (instrucciones, obligaciones, medidas de seguridad…) y con los mismos requisitos formales que él, en lo referente al adecuado tratamiento de los datos personales y a la garantía de los derechos de las personas afectadas. En el caso de incumplimiento por parte del subencargado, el encargado inicial seguirá siendo plenamente responsable ante el responsable en lo referente al cumplimiento de las obligaciones.

  • f. Mantener el deber de secreto respecto a los datos de carácter personal a los que haya tenido acceso en virtud del presente encargo, incluso después de que finalice su objeto.

  • g. Garantizar que las personas autorizadas para tratar datos personales se comprometan, de forma expresa y por escrito, a respetar la confidencialidad y a cumplir las medidas de seguridad correspondiente, de las que hay que informarles convenientemente.

  • h. Mantener a disposición del responsable la documentación acreditativa del cumplimiento de la obligación establecida en el apartado anterior.

  • i. Garantizar la formación necesaria en materia de protección de datos personales de las personas autorizadas para tratar datos personales.

  • j. Asistir al responsable del tratamiento en la respuesta al ejercicio de los derechos de:

  1. Acceso, rectificación, supresión y oposición

  2. Limitación del tratamiento

  3. Portabilidad de datos

  4. A no ser objeto de decisiones individualizadas automatizadas (incluida la elaboración de perfiles)

    Cuando las personas afectadas ejerzan los derechos de acceso, rectificación, supresión y oposición, limitación del tratamiento, portabilidad de datos y a no ser objeto de decisiones individualizadas automatizadas, ante el encargado del tratamiento, éste debe comunicarlo por correo electrónico a la dirección que facilite el responsable del tratamiento. La comunicación debe hacerse de forma inmediata y en ningún caso más allá del día laborable siguiente al de la recepción de la solicitud, juntamente, en su caso, con otras informaciones que puedan ser relevantes para resolver la solicitud.

  • k. Derecho de información.

    Corresponde al responsable facilitar el derecho de información en el momento de la recogida de los datos.

  • l. Notificación de violaciones de la seguridad de los datos.

    El encargado del tratamiento notificará al responsable del tratamiento, sin dilación indebida, y en cualquier caso antes del plazo máximo de 48 horas las violaciones de la seguridad de los datos personales a su cargo de las que tenga conocimiento, juntamente con toda la información relevante para la documentación y comunicación de la incidencia. No será necesaria la notificación cuando sea improbable que dicha violación de la seguridad constituya un riesgo para los derechos y las libertades de las personas físicas.

  • m. Dar apoyo al responsable del tratamiento en la realización de las evaluaciones de impacto relativas a la protección de datos, cuando proceda.

  • n. Dar apoyo al responsable del tratamiento en la realización de las consultas previas a la autoridad de control, cuando proceda.

  • o. Poner disposición del responsable toda la información necesaria para demostrar el cumplimiento de sus obligaciones, así como para la realización de las auditorías o las inspecciones que realicen el responsable u otro auditor autorizado por él.

  • p. Implantar mecanismos para:

  • a. Garantizar la confidencialidad, integridad, disponibilidad y resiliencia permanentes de los sistemas y servicios de tratamiento.

  • b. Restaurar la disponibilidad y el acceso a los datos personales de forma rápida, en caso de incidente físico o técnico.

  • c. Verificar, evaluar y valorar, de forma regular, la eficacia de las medidas técnicas y organizativas implantadas para garantizar la seguridad del tratamiento.

  • d. Seudonimizar y cifrar los datos personales, en su caso.

Por cuestiones de confidencialidad y seguridad, las concretas medidas de seguridad no se publican, por lo que pueden ser solicitadas por el Responsable del Tratamiento en cualquier momento a través del email indicado en la siguiente letra.

  • q. Se designa como punto de contacto el email datos@aenor.com para cualquier comunicación relativa a la protección de los mismos.

  • r. Destino de los datos.

    Los datos personales objeto de este contrato podrán ser comunicados a la entidad FUNDAE a efectos de gestión de la formación bonificada, previa petición del responsable de tratamiento.

    Los datos personales de alumnos que han cursado alguna formación con AENOR serán conservados en tanto en cuanto el interesado no solicite la supresión de los mismos o ejerza algún otro derecho reconocido por la normativa vigente.

    Los criterios de conservación de los datos encuentran su base en los siguientes aspectos:

  • Atender a intereses legítimos del titular de los datos, en el caso de solicitudes de reexpedición o duplicados de títulos o certificados de la formación cursada.

  • Informar a los interesados de actualizaciones normativas y legislativas que guarden relación con las formaciones cursadas.

  • A efectos de investigación histórica o estadística; y como evidencias en los procedimientos de calidad internos.

  • Responder a requerimientos o inspecciones de órganos administrativos relacionadas con subvenciones a cursos de formación.

5. OBLIGACIONES DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

  • a) Dar acceso al encargado a los datos referidos en la cláusula 2 de este documento.

  • b) Si procede, realizar una evaluación del impacto en la protección de datos personales de las operaciones de tratamiento a realizar por el encargado.

  • c) Realizar las consultas previas que corresponda.

  • d) Velar, de forma previa y durante todo el tratamiento, por el cumplimiento de la LOPDGDD y el RGPD por parte del encargado.

  • e) Supervisar el tratamiento, incluida la realización de inspecciones y auditorías.

  • f) Informar a los titulares de los datos de los tratamientos que realizará el encargado del tratamiento por cuenta del responsable del tratamiento.

  • g) Anonimizar todos aquellos datos personales que no considere necesarios para prestar el servicio contratado.

  • h) Comunicar por escrito los tratamientos de datos personales que considere necesarios y no se encuentren recogidos en el presente documento.

6. LEGISLACION APLICABLE Y RESOLUCION DE CONFLICTOS

Todo litigio relativo al presente Acuerdo y a la relación entre las partes se regirá por la ley española, acordando las partes que se someterán a los Juzgados y Tribunales competentes conforme a derecho.